Lojas Lebes atinge 99,9% de performance de atendimento após implantação de sistema WMS

Fundada em 1956, na cidade de São Jerônimo, interior do Rio Grande do Sul, a Lojas Lebes tornou-se uma das maiores redes varejistas do Estado. Com quase 60 anos de atuação, a empresa familiar que comercializava gêneros alimentícios está presente em 80 municípios, possui mais de 135 lojas e conta com aproximadamente 2,9 mil funcionários.

Ao longo do tempo, a empresa ampliou sua área de atuação e, hoje, disponibiliza uma grande variedade de itens nas linhas de moda, móveis, eletrodomésticos, eletroeletrônicos, entre outros. A Lebes atua também no ramo de indústria de confecção, onde produz mais de um milhão de peças por ano, comercializadas exclusivamente nas lojas da rede. “Evoluímos durante toda a nossa trajetória mantendo o foco na satisfação dos clientes e no compromisso de garantirmos qualidade do atendimento e dos produtos que comercializamos”, decreta o diretor de operações da rede, José Rafael Pereira da Rocha.

A busca constante pelo crescimento e o respeito pelos profissionais permearam a trajetória da empresa, que, com uma diretriz estratégica definida, continua expandindo suas atividades. “O modelo de gestão da Lebes tem foco nos resultados e, para isso, a empresa oferece diversas ferramentas de crescimento e aprendizagem, com disseminação de práticas de liderança, comunicação e motivação. A diretoria atua de forma muito próxima, acompanhando o desenvolvimento da equipe e estando sempre presente nos treinamentos”, afirma José Rafael.

O Centro Administrativo, localizado em Eldorado do Sul, ocupa uma área de dois mil metros quadrados. A estrutura da empresa, que contava com quatro Centros de Distribuição, a partir de novembro deste ano, foi unificada e centralizada em um novo e moderno Centro Logístico, num pavilhão de 19 mil m2 situado no Parque Logístico da GLP, em Gravataí.

Para organizar de forma eficiente e assertiva toda essa complexa e volumosa quantidade de dados e produtos, foi necessário muito trabalho, pesquisa de mercado, experiência e investimento em capacitação profissional, equipamentos e tecnologia. “Tínhamos uma operação totalmente manual, onde a dependência das pessoas era uma característica, visto à falta de um claro mapeamento de processos, o que fazia com que uma mesma atividade fosse realizada de várias formas diferentes, e consequentemente, tínhamos resultados diferentes, vezes melhores, outras piores”, explica o Coordenador do Centro de Distribuição da Lebes, Alceu Noal.

Noal revela que um dos investimentos realizados e que gerou resultado altamente positivo foi em sistema WMS. “A falta de um sistema adequado, somada a não existência de processos definidos, era sempre compensada pelo aumento da quantidade de colaboradores, hora próprios, hora terceirizados. Chegamos, em determinado momento, a ter 80 pessoas na operação, 60% a mais do que o quadro do momento”.

Segundo o Coordenador do CD, o fato de não ter um WMS fazia com que muitos controles manuais fossem criados, assim como a busca por produtos dentro da operação acabava sendo uma tarefa de sorte, completada pela falta do acompanhamento da produtividade individual, assim como da operação.

Em 2013, o quadro de terceirizados era de 13 pessoas e as operações do CD não tinham um fluxo e nem processos bem definidos, bem como o processo de recebimento era totalmente manual, sem controles e estatísticas que orientassem os envolvidos em que nível estavam.

Diante deste cenário, e após uma profunda pesquisa de mercado, a Lebes opta pela aquisição do WMS ALCIS. “Quando chegamos para implantar o sistema identificamos que, no processo de armazenagem, não existia endereçamento e rastreabilidade de produtos. Em muitos casos, demorava-se um dia para encontrar determinado produto a ser separado e enviado para a loja. Na distribuição, os controles eram realizados em planilha Excel, potencializando erros de estoque e perdas, também tornando a tarefa muito demorada e não confiável, onde o nível de performance não ultrapassava 60%”, relata o CEO da ALCIS, Luiz Rêgo.

A falta de indicadores de desempenho também fazia com que não fosse possível identificar uma melhora de resultados, pois não havia como avaliar os dados. “Não existiam indicadores de desempenho para medir as operações e nem um setor especifico para gestão de estoques quantitativos. Com isso, não se tinha controle de estoque e era impossível prever o resultado do inventário futuro”, complementa Rêgo.

Os executivos da Lebes garantem que os benefícios foram notados imediatamente após a implementação do sistema, porém foi após seis meses de uso que atingiram a excelência dos resultados, visto que este também foi o tempo que a equipe levou para absorver a mudança. “Após a conclusão da instalação do WMS, havíamos revisitado todo o nosso processo, o que fez com que o mesmo fosse melhorado, descrito e implementado”, explica o gerente do Centro de Distribuição da Lebes, Flávio Gonzales.

Com a maturidade do sistema, foi possível eliminar 100% do quadro de terceirizados, reduzindo a dependência de mão de obra em 30% e, sendo assim, possível adquirir uma mão de obra mais qualificada e com um nível de treinamento superior. “Elevamos nossa performance de atendimento às solicitações de distribuição de produto de 85% para 99,9% e na metade do prazo anteriormente exigido. Elevamos a acuracidade de nosso estoque para 99,93% e elevamos a performance do horário de entrega nas filiais para 92%, considerando uma janela de 15 minutos”, detalha o gerente do CD.

Devido a possibilidade do acompanhamento da produtividade individual dos colaboradores, também foi possível um aumento de 40% nesta produtividade, reduzindo a necessidade de horas extras.
O quadro de terceirizados foi reduzido a zero, foram definidos processos e fluxos para as operações do CD e a montagem da carga é realizada em no máximo 30 minutos. “O processo de recebimento tem seus indicadores de operação e sua operação é realizada 100% através de coletores, garantindo a rastreabilidade do processo. Todas as notas fiscais recebidas no dia são alimentadas no sistema ERP e todos os produtos tem local definido para armazenagem e endereço de localização, facilitando a rotina de busca e separação. Na situação atual, o tempo para encontrar um produto é de minutos ou até de segundos”, diz a diretora comercial da ALCIS, Alessandra Di Sicco.

“Devido a essa organização, nosso CD passou a ter um ótimo desempenho em sua performance, algo muito próximo de 100%. Nosso estoque está muito organizado, com produtos armazenados de forma correta e uma montagem da carga rápida. Ganhamos em tempo e produtividade por não precisar mais ficar procurando duas, três horas por um item para distribuí-lo”, concluiu Alceu Noal.

“A aquisição do WMS ALCIS foi um divisor de águas para a logística da Lebes. Elevamos a qualidade do trabalho de abastecimento de moda a patamares nunca imaginados, com um significativo aumento de produtividade e, como consequência, uma boa redução das despesas. O sucesso deste projeto fará com que em 2016 o mesmo seja estendido para nossa operação de móveis e eletrônicos”, finaliza o diretor de operações da Lebes, José Rafael Pereira da Rocha.

“Com o novo Centro Logístico Lebes e a implementação do WMS ALCIS alcançamos o grau de excelência para o qual trabalhamos fortemente nos últimos 60 anos. Hoje contamos com processos eficientes e controlados que melhoraram nossa performance, agilidade, rapidez e segurança na logística que abastece nossas filiais em todo o Rio Grande do Sul.

Este é o reflexo de muita luta, investimento e muita coragem para enfrentarmos o desafio de buscar sempre o melhor para os nossos clientes ”, salienta Otelmo Drebes, presidente da Lebes.”