Você passou de 13 milhões de sistemas possíveis de gerenciamento de armazém para apenas alguns. Agora é a hora de conversas sérias com os fornecedores selecionados. Peça-lhes agora uma proposta firme. Lembre-os das suas necessidades – tanto a sua lista de “obrigatórios” quanto a de “desejáveis”.

Peça-lhes para responder especificamente ao seu pedido com a forma como o seu WMS atenderá às suas necessidades e quanto você precisará gastar.

Use seu formato RFP favorito – essa provavelmente não é a primeira vez que sua empresa comprou um software, por isso, peça dicas. Como alternativa, há muitos modelos de RFP disponíveis on-line. O segredo é comunicar claramente suas expectativas. Todos os seus requisitos devem ser abordados na resposta de um fornecedor (seja para confirmar a presença ou ausência da funcionalidade) e o custo deve ser razoável o suficiente para fornecer um ROI satisfatório.

OBS: Você pode solicitar uma RFP modelo para a ABRALOG (www.abralog.com.br)

CONSIDERAÇÕES DO TCO

O custo de propriedade de qualquer WMS vai muito além do pagamento inicial. Cada fornecedor terá o seu valor de manutenção e suporte que você deverá pagar mensalmente. Peça a cada fornecedor do WMS:

• Custos de implementação, de preferência, um cronograma aberto com todas as atividades mapeadas e seus custos unitários.

• Verifique tudo que está incluso no cronograma, como treinamentos, acompanhamentos pós implantação, entre outros.

• Custos de manutenção e suporte

• Custos de licenciamento do sistema

• Quais melhorias de hardware e infraestrutura de rede são necessárias para executar o WMS

• Estimativa de custos com despesas de projeto, neste mercado os custos de deslocamento, alimentação e hospedagem dos consultores são por sua conta.

• Custos das horas dos profissionais de acordo com seus perfis, pois alguns fornecedores cobram menos na largada que outros, mas possuem tarifas hora/homem mais caras, e isso ao longo do tempo pode ser uma desvantagem em relação ao outro fornecedor que é mais caro na largada.

Tente garantir que os provedores do WMS estarão por perto para o seu futuro. Sua RFP do WMS deve solicitar demonstrativos financeiros e seus planos de continuidade. Peça referências e verifique essas referências antes de fazer sua escolha.

Após um curto período de tempo, você terá propostas com base em seu documento de RFP. Combine o custo que eles forneceram com os ganhos que você espera alcançar e classifique o retorno do seu investimento. Você pode achar que nenhum fornecedor te atenda, e talvez o WMS não esteja ao alcance de sua empresa neste momento. Porém, é provável que valha a pena prosseguir com alguns fornecedores.

Leia entre as linhas nas propostas de fornecedores. Você e sua empresa têm uma cultura e você quer que seu provedor de WMS se adapte à sua cultura. Se o seu pessoal preferir fazer o máximo possível internamente e o provedor parecer preferir estar envolvido ativamente em todas as etapas do processo, pode haver um descompasso.

FASE DE DEMONSTRAÇÃO

Sua pequena lista de fornecedores agora é ainda menor.

Programe demonstrações dos concorrentes restantes. O ideal é que você abra uma visita do fornecedor à sua operação, e neste momento lembre-o bem de seus requisitos “obrigatórios” e os “desejáveis”.

Após a visita agende uma demonstração onde o fornecedor deverá rodar uma POC (prova de conceito), que se resume em rodar fluxos processuais demonstrando a aderência do seu WMS, de acordo com o que foi presenciado na visita técnica.

Durante a POC classifique de 1 a 5 seus requisitos, pois todos os fornecedores podem atender a um requisito, mas um fornecedor pode atender melhor que outro, e as notas o ajudarão a selecionar o sistema mais aderente.

Entre em contato com as referências fornecidas pelos fornecedores. Pergunte se eles estão usando o WMS e como satisfazem suas necessidades. Pergunte se eles gostariam de ter feito algo diferente. Pergunte se eles encontraram alguma surpresa após a implementação, seja ela boa ou ruim. Esse também pode ser um bom momento para perguntar se você pode visitá-los e observar seu uso do WMS.

As etapas descritas neste artigo permitem transformar uma pequena lista de candidatos em um ou dois sistemas candidatos principais escolhidos por processos objetivos.